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Excle常用序列使用技巧十招
因工作的需要，我常常用EXCEL处理大量的表格文档，感到一个最头痛的问题就是文本的录入，由于本人的录入速度不高，使我不得不常常加班加点地干，才能勉强完成老板交给的任务。经过多年来的不断摸索，我发现了一些能提高EXCEL输入速度的小招式，现归纳出来，希望大家能喜欢。 ??? 第一招--内嵌序列法。
如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字(1、2……)、日期(1日、2日……)等，可以利用EXCEL内嵌的序列来实现其快速输入：
先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素(如甲、乙)。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为填充柄)，按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素(如丙、丁、戊……)依序自动填入相应的单元格中。
第二招--右键拖拉法。
有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列：2、4、8……)，我们可以用右键拖拉的方法来完成：
先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值(2、4)。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单，选等比序列选项，则该序列(2、4、8、16……)及其单元格格式分别输入相应的单元格中(如果选等差序列，则输入2、4、6、8……)。
第三招--定义序列法。
单位里职工的姓名是经常需要输入的，有的职工姓名中含有生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好职工姓名序列，以后输入就快多了：
将职工姓名输入连续的单元格中，并选中他们，用工具→选项命令打开选项,选自定义序列标签，先后按导入、确定按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第1位职工的姓名)，用填充柄即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。
第四招--自动更正法。
因工作的需要，我常常需要将一些国家标准的名称(如《建筑安装工程质量检验评定统一标准》)输入单元格中，对这些文本的输入要求即准确又必须统一。我利用自动更正功能解决了为一难题：
用工具→自动更正命令，打开自动更正，在替换下面的方框中填入G300，在替换为下面的方框中填入《建筑安装工程质量检验评定统一标准》，然后按确定按钮。以后在单元格中输G300(注意：G一定要大写!)确定后，系统会自动将期改正为《建筑安装工程质量检验评定统一标准》，既快速又准确、统一。
特别需要指出的是：如果表格中需要文本G300时，你可以先输入G3000及后面的文本，然后再将1删除即可。你可以依照上述方法将有关文本一性定义好，方便以后使用。特别指出的是：在这里定义好的自动更正词条在OFFICE系列其他应用程序(如WORD)中同样可以使用。
第五招--函数合并法。
我经常需要输入一些施工企业的名称(如马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司等)，这些文本大同小异，如果采取上自动更正法，多了以后自己可能也记不清其代码了(你可以打一外一览表，摆在电脑前供查找)，这时我们可以用EXCEL的一个函数来实现类似这些文本的快速输入：
假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中(如D2单元格)，我们先在Sheet2工作表中的两后单元格(如A1和B1)中输入文本马鞍山市和建筑安装工程有限责任公司，然后在Sheet1有D2单元格中输入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以后我们只要在C2单元格中输入第九，则D2单元格中将快速输入马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司文本。
对于这一招有三点值得说明：
①我们可以用填充柄将上述公式复制到B列的其他单元格中，以后只要在C列相应的单元格中输入某企业名称的关键词(如第九)，则该企业的全称将填入到D列相应的单元格中。
②为了便于公式的复制，我们再公式中对单元格的引用采取了绝对引用(如Sheet2A1和Sheet2B1，这部分单元格不随公式的复制而发生变化，加上$符号即表示绝对引用)和相对引用(如C2单元格，我们没有加$符号，该单元格会随着公式的复制而自动作相应的调整)。
③这样做工作表中就会多出一列(C列)，我们在打印时不希望将它打印出来，我们选中该列后右击鼠标，在随后弹出的菜单中?隐藏项，即可将该列隐藏起来而不被打印出来。
第六招--一次替换法。
有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号(如※)，非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷：
先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X。注意：不能是表格中需要的字母)，等表格制作完成后，用编辑替换命令(或按Ctrl+H键)，打开替换，在查找内容下面的方框中输入代替的字母X，在替换值下面的方框中输入※，将单元格匹配前面的∨号去掉(否则会无法替换)，然后按替换按钮一个一个去替换(如果表格中确实需要字母x时，这样做就可达满足这要求。
注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面的单元格中，最好选定A1单元格。)，也可以按全部替换按钮，一次性全部替换完毕(这样做表格中所有的x都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中)。
第七招--快速复制法。
有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制(不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V)的方法来完成输入：
①如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如砖混结构)，我们先在第1个单元格中输入该文本，然后用填充柄将期复制到后续的单元格中。
②如果需要输入的文本前面在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。
③如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，可以直接按下Ctrl+\'键就可以完成输入。
④如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下Ctrl+Enter键即可。
第八招--定义格式法。
有时我们需要给输入的数值加上单位(如平方米等)，少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们自定义单元格格式的方法来实现单位的自动输入：
我们先将数值输入相应的单元格中(注意：仅限于数值!)，然后在按住Ctrl键的同时，选取所在需要加同一单位的单元格，用格式→单元格命令，打开单元格格式，在数字标签中，选中分类下面的自定义选项，再在类型下面的方框中输入#平方米，按下确定键后，单位(平方米)即一次性加到相应数值的后面。
第九招--定义词组法。
对于一些经常需要输入的文本(如建筑工程质量监督)，我认为，采取利用输入法的手工造?quot;功能来实现比较好(此处以五笔输入法为例)：
启动五笔输入法，用鼠标右击状态条，选手工造词选项，打开手工造词，在词语后面的方框中输入词组(如建筑工程质量监督，最多20个汉字，夹杂一些符号也可以)，在外码后面的方框中输入编码(最好采用系统自动生成的外码，他符号该输入法的编码规则，便于记忆和使用)，然后先后按添加和关闭按钮。以后可以象输入其他词组一样输入你自定义的词组。
第十招--零找碎敲法。
下面这些方法与输入看起来没有直接的关系，但简化了对EXCEL的设置过程，自然也就提高了录入速度：
①大家知道，如果向EXCEL中输入位数比较多的数值(如身份证号码)，则系统会将其转为科学记数的格式，为与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成文本格式。如果用命令的方法直接去设置，自然很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小\'就可了(注意：该\'必须是在英文状态下输入)。
②如果某个单元格中输入的文本一行容不下，我们在按住Alt键的同时，按下Enter键就可以快速强行让其转行。 |
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发表于 1970-1-10 16:07:10